Le modèle de quittance de loyer fait partie des grands classiques de la location… et pourtant, il continue de poser problème à de nombreux bailleurs. Entre mentions obligatoires, gratuité, format papier ou numérique, colocation ou paiement partiel, il est facile de s’y perdre. Stéphane, votre expert immobilier passionné, vous propose un tour d’horizon clair, concret (et un peu décalé) pour rédiger une quittance de loyer en béton armé juridique.
Quittance de loyer : à quoi sert vraiment ce document ?
La quittance de loyer est un document écrit, établi par le bailleur, qui atteste que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges pour une période donnée. Elle distingue toujours le loyer des provisions sur charges et mentionne le montant total acquitté.
Pour le locataire, c’est à la fois :
- une preuve de paiement en cas de litige avec le propriétaire ;
- un justificatif de domicile pour de nombreuses démarches (banque, école, administration, etc.) ;
- un historique précieux de la relation locative.
Pour le bailleur, c’est un moyen simple de tracer les encaissements, de prouver la bonne foi en cas de contestation et de garder une gestion locative propre et structurée.
Le bailleur est-il obligé de délivrer une quittance de loyer ?
Oui… mais pas tout le temps. La règle est simple :
- le locataire doit en faire la demande (orale ou écrite) ;
- le loyer et les charges doivent être payés en totalité pour la période concernée.
Si ces deux conditions sont réunies, le bailleur a l’obligation de délivrer gratuitement une quittance de loyer. Aucun frais d’édition, d’envoi, de gestion ou de timbre ne peut être facturé au locataire.
En cas de paiement partiel, on ne parle plus de quittance mais de reçu de paiement : le document mentionne alors la somme versée et le solde restant dû, sans laisser entendre que tout est réglé.
Les mentions obligatoires d’un modèle de quittance de loyer conforme
Un bon modèle de quittance de loyer doit rester simple, mais complet. Pour être conforme aux usages, il doit contenir au minimum :
- l’identité et l’adresse du bailleur (ou de son mandataire) ;
- l’identité du locataire (ou des colocataires) ;
- l’adresse complète du logement loué ;
- la période concernée (mois et année, ou dates précises) ;
- le montant du loyer hors charges ;
- le montant des charges (provisions, régularisations, forfait, etc.) ;
- le montant total payé par le locataire ;
- le mode de règlement (virement, chèque, prélèvement, espèces dans la limite légale) ;
- la date d’émission de la quittance ;
- la mention explicite « Quittance de loyer » ;
- le lieu et la signature du bailleur.
Astuce de pro : numérotez vos quittances et archivez-les (au moins en version numérique). En cas de contrôle ou de litige, vous serez ravi de les retrouver en quelques clics plutôt que dans un carton au fond de la cave.
Exemple de formulation pour votre modèle de quittance de loyer
Voici un exemple de texte que vous pouvez intégrer dans votre modèle :
« Je soussigné(e) [Nom, prénom du bailleur], propriétaire du logement situé au [adresse complète], atteste avoir reçu de [Nom, prénom du locataire] la somme de [montant total en euros] correspondant au paiement du loyer et des charges pour la période du [date de début] au [date de fin]. En conséquence, je lui délivre la présente quittance de loyer pour solde de tout compte au titre de cette période. »
Vous pouvez ensuite détailler sous forme de lignes distinctes :
- Loyer hors charges : [montant] €
- Provisions sur charges : [montant] €
- Total acquitté : [montant] €
Ce type de modèle simple et gratuit peut être décliné en version Word, PDF ou Excel selon vos habitudes de gestion.
Quittance de loyer en colocation : modèle adapté
En colocation, le modèle de quittance de loyer doit s’adapter à la structure du bail :
- Bail commun : une seule quittance de loyer, au nom de l’ensemble des colocataires, pour le montant total du loyer et des charges, même si chacun a payé séparément.
- Baux individuels : une quittance par colocataire, pour la part de loyer et de charges qui lui revient, avec mention claire de la chambre ou du lot concerné si nécessaire.
Dans tous les cas, veillez à ce que le modèle de quittance de loyer reste lisible et qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur qui a payé quoi, et pour quelle période.
Quittance de loyer papier, PDF ou en ligne : que choisir ?
Bonne nouvelle : la loi n’impose pas un format unique. La quittance de loyer peut être :
- remise en main propre sur papier ;
- envoyée par courrier postal ;
- transmise par voie électronique (PDF, générateur en ligne, espace bailleur), à condition d’avoir l’accord du locataire.
Les générateurs de quittance de loyer en ligne et les modèles PDF ou Word prêts à remplir ont un avantage : ils sécurisent la mise en forme, évitent les oublis de mentions importantes et font gagner un temps précieux aux bailleurs qui gèrent plusieurs biens.
Si vous investissez dans des zones tendues et que vous multipliez les locations, pensez à structurer votre organisation globale (sélection des villes, gestion des flux, outils). L’outil de tensiomètre locatif pour investir dans les villes sous tension peut par exemple vous aider à cibler les marchés les plus porteurs avant même de penser à vos futures quittances.
Erreurs fréquentes à éviter avec votre modèle de quittance de loyer
Même avec un bon modèle, certaines erreurs reviennent souvent :
- délivrer une quittance alors que le loyer n’a été payé que partiellement ;
- oublier de distinguer loyer et charges ;
- omettre l’adresse complète du logement ou la période concernée ;
- facturer des « frais de quittance » au locataire (interdit) ;
- ne pas signer la quittance, ce qui affaiblit sa valeur probante ;
- ne pas conserver de copie (papier ou numérique) côté bailleur.
Un modèle de quittance de loyer bien conçu vous évite 90 % de ces pièges. Il suffit ensuite de le compléter consciencieusement chaque mois ou à la demande du locataire.
Quittance de loyer, avis d’échéance, reçu : ne confondez plus
Pour finir, un petit rappel terminologique :
- Quittance de loyer : prouve que le loyer et les charges ont été intégralement payés pour une période donnée.
- Avis d’échéance : informe le locataire du montant à payer et de la date limite, mais ne prouve en rien le paiement.
- Reçu : atteste d’un paiement partiel ou d’une somme versée, sans confirmer que tout est soldé.
En maîtrisant ces nuances et en utilisant un modèle de quittance de loyer clair, vous sécurisez votre relation bailleur–locataire, vous gagnez du temps et vous évitez des tensions inutiles. Et si vous voulez aller encore plus loin dans la sécurisation de vos locations, jetez un œil à la checklist complète des diagnostics obligatoires pour 2025 : une autre brique indispensable d’une gestion locative vraiment professionnelle.
