Vous cherchez un modèle de quittance de loyer clair, conforme et prêt à l’emploi, sans passer votre soirée à déchiffrer le jargon juridique ? Bonne nouvelle : vous êtes au bon endroit. En tant que bailleur (ou futur bailleur), bien maîtriser la quittance de loyer, son modèle et ses mentions obligatoires, c’est la base d’une gestion locative propre… et de nuits tranquilles.
Quittance de loyer : à quoi sert ce document (et pourquoi il ne faut pas le bâcler) ?
La quittance de loyer est la preuve officielle que le locataire a payé intégralement son loyer et ses charges pour une période donnée. Elle sert :
- de justificatif de paiement en cas de litige entre bailleur et locataire ;
- de justificatif de domicile pour le locataire (banque, employeur, administration, CAF, etc.) ;
- d’historique de la relation locative, utile en cas de revente du bien ou de contrôle.
Point important : la quittance ne doit être délivrée que si le loyer et les charges sont payés en totalité. En cas de paiement partiel, vous remettez un simple reçu, pas une quittance.
Modèle de quittance de loyer : les mentions indispensables
Un bon modèle de quittance de loyer doit être à la fois lisible pour un humain normal et conforme pour un juriste pointilleux. Pour chaque quittance, veillez à faire figurer au minimum :
- Les informations du bailleur : nom, prénom (ou raison sociale pour une SCI), adresse complète ;
- Les informations du locataire : nom, prénom, adresse du logement loué ;
- La période concernée : par exemple « Quittance de loyer – janvier 2025 » ou « du 1er au 31 janvier 2025 » ;
- Le montant du loyer hors charges ;
- Le montant des charges (provisions ou forfait) ;
- Le total payé par le locataire ;
- La date d’émission de la quittance ;
- La mention explicite “Quittance de loyer” pour éviter toute ambiguïté ;
- La désignation du logement : adresse complète, éventuellement étage, numéro de lot ;
- La signature du bailleur (recommandée, même si elle peut être dématérialisée).
Avec ces éléments, votre modèle de quittance de loyer est déjà solide, que vous l’utilisiez en version Word, PDF ou Excel.
Exemple de structure de modèle de quittance de loyer
Voici une trame type que vous pouvez adapter à votre situation :
Quittance de loyer
Bailleur : [Nom, prénom / Raison sociale] – [Adresse complète]
Locataire : [Nom, prénom]
Logement : [Adresse complète du bien loué]
Période concernée : [Mois + année]
Loyer hors charges : [€]
Charges : [€]
Total payé : [€]
Je soussigné(e) [Nom du bailleur], atteste avoir reçu de la part de [Nom du locataire] la somme de [€], correspondant au paiement intégral du loyer et des charges pour la période indiquée ci-dessus.
Fait à [Ville], le [Date].
[Signature du bailleur]
Vous pouvez décliner ce modèle de quittance de loyer pour un bail nu, un bail meublé ou une location gérée par une SCI, en adaptant simplement l’en-tête et l’identité du bailleur.
Quittance de loyer, reçu, avis d’échéance : ne confondez plus
Trois documents circulent souvent dans une location, et ils n’ont pas du tout la même fonction :
| Document | Quand ? | À quoi il sert ? |
|---|---|---|
| Quittance de loyer | Après paiement complet | Atteste que le loyer et les charges sont intégralement réglés |
| Reçu | Après paiement partiel | Atteste uniquement du montant effectivement payé |
| Avis d’échéance | Avant la date de paiement | Informe le locataire du montant à payer et de la date limite |
Beaucoup de bailleurs confondent avis d’échéance et quittance de loyer. L’un annonce ce qu’il faut payer, l’autre confirme que tout a été payé. Simple, mais essentiel en cas de litige.
Quittance de loyer : obligations légales du bailleur
Juridiquement, le bailleur n’est pas obligé d’envoyer spontanément une quittance chaque mois. En revanche, dès que le locataire la demande, vous devez :
- la délivrer gratuitement (aucun frais d’édition, d’envoi ou de gestion ne peut être facturé) ;
- la détailler en distinguant loyer et charges ;
- la fournir dans un délai raisonnable après la demande.
Refuser d’envoyer une quittance de loyer, ou faire traîner volontairement, peut conduire le locataire à saisir la commission de conciliation, voire le juge. Autant dire qu’un bon modèle prêt à l’emploi vous évite beaucoup de paperasse… et quelques migraines.
Format papier, PDF, Excel : quel modèle de quittance de loyer choisir ?
En 2025, la plupart des bailleurs jonglent entre plusieurs formats :
- Modèle Word ou Google Docs : pratique pour personnaliser, ajouter votre logo, adapter le texte ;
- Modèle Excel : idéal si vous gérez plusieurs lots, avec des formules automatiques pour les montants ;
- Modèle PDF : parfait pour l’archivage et l’envoi par mail, sans risque de modification par le locataire ;
- Générateur en ligne : utile si vous voulez éditer vos quittances en quelques clics, sans vous soucier de la mise en page.
L’envoi dématérialisé (par mail, via un espace en ligne, etc.) est autorisé tant que le locataire ne s’y oppose pas. S’il préfère une version papier, vous devez respecter son choix, même si votre imprimante vous déteste déjà.
Cas particuliers : colocation, SCI, retard de paiement
La vie locative n’est jamais un long fleuve tranquille, alors adaptez votre modèle de quittance de loyer aux situations suivantes :
1. Colocation
- Bail commun : une seule quittance, au nom de tous les colocataires, pour le montant total du loyer et des charges ;
- Baux individuels : une quittance par colocataire, pour sa quote-part de loyer et de charges.
2. SCI bailleur
Le bailleur indiqué sur la quittance est la SCI (dénomination sociale, siège, SIREN), pas le gérant à titre personnel. C’est un détail… jusqu’au jour où ce n’en est plus un.
3. Retard et régularisation
En cas de loyer impayé, vous envoyez d’abord une relance, puis, si besoin, une mise en demeure. Une fois la dette intégralement réglée, pensez à éditer une quittance de loyer couvrant la période régularisée : c’est votre meilleure preuve en cas de contestation ultérieure.
Bien archiver ses quittances : un réflexe de pro
Un modèle de quittance de loyer, c’est bien. Un système de classement, c’est mieux. Conservez vos quittances (papier ou numériques) au moins 5 ans, en les classant :
- par bien (si vous avez plusieurs logements) ;
- par locataire ;
- par année.
Ce réflexe est précieux si vous revendez un bien loué, si vous investissez dans une nouvelle ville tendue (un tensiomètre locatif peut d’ailleurs vous aider à choisir le bon secteur) ou si vous devez justifier de vos revenus locatifs auprès d’une banque.
Les 5 erreurs classiques à éviter sur une quittance de loyer
Pour finir, le top des bourdes que je vois passer chez les bailleurs :
- Ne pas distinguer loyer et charges (et compliquer la vie de tout le monde, y compris la vôtre) ;
- Délivrer une quittance alors que le loyer n’est pas totalement payé ;
- Oublier la période concernée (bonjour les malentendus) ;
- Utiliser un modèle de quittance de loyer différent tous les mois, sans cohérence ;
- Ne pas conserver de copie des quittances envoyées au locataire.
Avec un modèle clair, complet et réutilisable, vous gagnez du temps, vous sécurisez votre relation locative et vous évitez les ennuis. Et si vous débutez dans la location ou que vous préparez un projet plus large (vente, copropriété, etc.), n’hésitez pas à compléter votre boîte à outils avec des ressources comme le guide complet sur le pré-état daté. Stéphane, votre expert immobilier légèrement obsessionnel sur la paperasse, vous le confirme : une bonne quittance, c’est petit sur le papier… mais énorme pour votre tranquillité.
